第一章 總 則
第一條 為加強聯(lián)盟檔案管理，促進檔案工作更好地為聯(lián)盟各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)與智能制造產(chǎn)教聯(lián)盟章程》，結(jié)合聯(lián)盟檔案管理工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指聯(lián)盟在運行建設(shè)和管理活動中形成的對國家、社會和聯(lián)盟有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 聯(lián)盟檔案是自身發(fā)展的歷史記錄，是聯(lián)盟工作的重要組成部分，對于聯(lián)盟的持續(xù)發(fā)展具有重大作用。
第四條 聯(lián)盟應(yīng)將檔案工作列入聯(lián)盟發(fā)展規(guī)劃，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常督促檢查檔案工作。
第五條 聯(lián)盟應(yīng)認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，確保檔案齊全、完整和安全。
第二章 檔案工作機構(gòu)、職責
第六條 聯(lián)盟檔案工作接受聯(lián)盟領(lǐng)導(dǎo)以及聯(lián)盟理事會的監(jiān)督和指導(dǎo)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，逐級監(jiān)督的原則。
第七條 聯(lián)盟檔案管理部門是聯(lián)盟秘書處，聯(lián)盟秘書處依法履行下列職責：
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀等有關(guān)規(guī)章制度；
二、負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；
三、指導(dǎo)各專門委員會文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。
第三章 檔案內(nèi)容與建檔分工
第八條 聯(lián)盟檔案主要有以下幾個部分組成：
1.組建材料，如：籌建論證報告；組建申請、批復(fù)；機構(gòu)設(shè)置與章程。
2.理事會、常務(wù)理事會材料：會議通知、會議議程、會議討論事項的征求反饋意見、會議討論交流材料、會議紀要。
3.各種規(guī)章制度。
4.聯(lián)盟中長期發(fā)展規(guī)劃。
5.聯(lián)盟招生就業(yè)工作材料。
6.聯(lián)盟教育教學(xué)管理材料。
7.聯(lián)盟學(xué)生實習(xí)及就業(yè)指導(dǎo)材料。
8.聯(lián)盟師資隊伍建設(shè)材料。
9.聯(lián)盟實訓(xùn)基地建設(shè)材料。
10.聯(lián)盟社會培訓(xùn)材料。
11.聯(lián)盟宣傳材料。
第九條 聯(lián)盟檔案建檔分工
聯(lián)盟各類檔案由秘書處統(tǒng)一保管，分類建檔，各類檔案均于每年3月建檔4月歸檔。
第四章 歸檔文件整理
第十條 歸檔文件：立檔部門在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第十一條 歸檔文件整理：將零散的文件材料，根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價值，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目裝盒，使之有序化的過程。
第十二條 歸檔條件：一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿為一件（如定稿過厚不易裝訂可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易裝訂可各為一件）；原件與附件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文、請示與批復(fù)同一年度的為一件，不同年度的可分開；沒有批復(fù)的重要請示可視為一件。
第十三條 對歸檔文件材料的基本要求
（一）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備；
（二）歸檔的文件材料應(yīng)為原件；
（三）重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。
第十四條 整理方法
（一）分類: 將歸檔文件按某些特征分別歸類。歸檔文件的分類按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類，并保持分類方案的穩(wěn)定。一個全宗內(nèi)應(yīng)采用統(tǒng)一的分類方案。
（二）排列：歸檔文件以件為單位, 按照事由結(jié)合時間、重要程度排列。在一份文件中, 正本在前, 定稿在后；正文在前, 附件在后；原件在前, 復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前, 被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的, 中文本在前, 其他文本在后。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報等形成的材料要分別集中排列。
（三）裝訂：歸檔文件要按件裝訂。采用左側(cè)裝訂的, 應(yīng)將左、下側(cè)對齊；采用左上角裝訂的, 應(yīng)將左、上側(cè)對齊。
（四）編號：歸檔文件要逐件編號, 在文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)臵全宗號、年度、保管期限、件號、類別、頁數(shù)等項。
1.全宗號: 聯(lián)盟給立檔編制的代號；
2.年度: 文件形成年度。以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年, 如2008；
3.保管期限: 歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。即永久、長期、短期；
4.類別: 作為分類方案類目的機構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱；
5.件號: 歸檔文件的排列順序號。在同一年度、同一類別內(nèi), 按保管期限分別從“1”開始編制順序號；
6.頁數(shù): 每一份歸檔文件的頁數(shù)。
（五）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄。
1.歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)臵件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)等項目。
1）件號：填寫歸檔文件的排列順序號；
2）責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；
3）題名：文件標題。沒有題名或題名不能客觀反映文件內(nèi)容的，要自擬題名, 題名字數(shù)不宜超過50個字, 自擬題名外加“[]”號；
4）日期: 文件的成文日期。以八位阿拉伯數(shù)字標注年月日，“月”、“日”是一位數(shù)的在一位數(shù)前面加“0”，如“20070802”；
5）頁數(shù): 登記每一件歸檔文件的實際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁；
6）備注: 注釋文件需要說明的情況。
2.歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準 A4 型 。
3.歸檔文件目錄按年度裝訂成冊, 并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)臵全宗名稱、年度等項目。立檔的名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
（六）裝盒：將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項目。
1.檔案盒: 采用標準檔案盒；
2.檔案盒盒脊設(shè)臵全宗名稱、全宗號、年度、保管、期限、類別、起止件號、盒號。起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一文件的件號, 中間用“—”號連接。盒號為檔案盒的排列順序號。
（七）歸檔文件整理說明：歸檔文件整理完畢, 應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。填寫歸檔文件的整理人、檢查人。
第十五條 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張等應(yīng)符合檔案保護要求。
第十六條 計算機起草的文件，只歸蓋有公章的正本。
第五章 檔案的分類、保管與借閱
第十七條 在工作中形成的電子文件，應(yīng)根據(jù)實際情況做好歸檔和統(tǒng)一管理。
第十八條 接收檔案要認真驗收并辦理交接手續(xù)。
第十九條 已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改。
第二十條 要定期進行檔案的清理、核對工作，對破損檔案要及時進行修復(fù)。
第二十一條 建立檔案借閱制度，查考、借閱檔案，均需辦理登記手續(xù)，完善相應(yīng)的審批手續(xù)。
第六章 檔案鑒定與銷毀
第二十二條 檔案保管期限分永久、長期和短期三種，據(jù)情況而定。
第二十三條 銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。
第七章 檔案管理現(xiàn)代化
第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入各單位現(xiàn)代化管理整體計劃，統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。
第二十五條 檔案管理要借鑒現(xiàn)代管理方法，逐步應(yīng)用以電子計算機為主，使用較成熟的檔案管理軟件，使檔案管理系統(tǒng)標準規(guī)范。
第八章 附 則
第二十六條 本辦法由聯(lián)盟秘書處負責解釋。
第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)與智能制造產(chǎn)教聯(lián)盟
2020年12月23日